Ética e Compliance são dois temas muito relevantes os quais não conseguem seguir dissociados hoje em dia, e que, direta e indiretamente se relacionam com o alto nível de corrupção nas relações de governos, empresas e profissionais em todo o mundo.
A organização Transparência Internacional mede todo ano o nível de percepção da corrupção no setor público de 180 países/territórios no mundo; sendo que o Brasil ficou na 106ª posição, alinhado com Albânia, Argélia, Costa do Marfim, Egito, Macedônia e Mongólia no relatório de 2019.
Neste cenário, é fundamental existir um código que norteei a forma de exercer as atividades profissionais, mesmo nos 22 países considerados íntegros pela Transparência Internacional: O Código de Ética - direitos e deveres das organizações a partir de sua missão e cultura.
Ética vem do Grego e significa “aquilo que pertence ao caráter”; esperando-se então que todo indivíduo haja com ética, principalmente em uma área de compras, como a nossa, mas, mesmo que todos nós tenhamos um comportamento ético, faz-se necessário às empresas deixarem claro a forma como cada um de nós deve conduzir os negócios, validando assim, a necessidade da existência dos códigos de ética.
Como garantir então que o Código de Ética, além de outros códigos, políticas, regulamentos e controles internos sejam seguidos?
A resposta vem pelas ações de Compliance cujo significado é “estar em conformidade”. Hoje Ética e Compliance são temas permanentes dos Conselhos de Administração, permeando-se por toda empresa em diferentes níveis:
- No conselho e na alta administração - Compliance Estratégico
- Em comitês e comissões específicos - Compliance Tático
- Nas áreas da empresa - Compliance Operacional
Criar um ambiente ético onde o compliance seja verdadeiramente exercido exige:
- Liderança e cultura em compliance
- Estrutura implementada
- Política e programas efetivos
- Desenvolvimento de comunicação permanente e treinamentos constantes
- Monitoramento, investigação e prevenção rotineiras
- Estabelecimento de canais de suporte e de denúncia
- E, acima de tudo, manter independência, autonomia e confidencialidade
As áreas de compras por serem as que controlam os maiores gastos das empresas e por terem inúmeras relações com o ambiente externo às organizações são as que mais devem estabelecer controles internos que guiem os clientes internos na direção de gastos que reflitam as condições e volumes negociados (por exemplo: market share de fornecedores) e que regulem as relações com os fornecedores e parceiros.
A relação fornecedores/parceiros & áreas de compras
Esta relação precisa ser a mais transparente possível na forma de comunicação entre as partes, nos registros destas comunicações (hoje disponível por muitos portais e ferramentas fim-a-fim), em termos e condições claros, no escopo/requerimentos bem definidos, nos critérios de seleção, no processo de adjudicação, no acompanhamento da relação fornecedor/parceiro – cliente interno (performance, qualidade, mediação de conflitos), entre outras.
Para manter todas estas atividades sob controle, evitando desvios, definem-se políticas, procedimentos e instruções, adotam-se sistemas e ferramentas bem como obtém-se apoio de outras áreas da empresa como financeiro, compliance, centros de serviços compartilhados e claro dos clientes internos.
Por consequência, as exigências de conformidade em diversas etapas do processo de compras tem aumentado, o que tem impactado diretamente os requerimentos no processo de seleção de fornecedores: documentações detalhadas da propriedade/composição acionária com dados detalhados dos sócios e dados das empresas controladoras, informações financeiras detalhadas (balanços se aplicável), objeto detalhado do contrato social, existência de ex-empregados das organizações trabalhando nos fornecedores, nível hierárquico e poder de decisão e influência que podem exercer, entre outros dados que fazem parte de formulários com perguntas a serem preenchidos pelos fornecedores e parceiros (meio-ambiente, responsabilidade social, trabalho escravo, higiene e saúde ocupacional, condições de trabalho, código de ética e conduta, etc).
Todas estas informações geralmente são encaminhadas a uma empresa terceira, área de compliance ou centro de serviços compartilhados que analisam de forma independente os riscos financeiros, exposição política e à corrupção dos fornecedores, parceiros e seus sócios/controladores, a aderência da empresa em relação aos serviços e produtos a serem fornecidos, suas relações com ex-empregados, etc.
Ao final do processo é gerado um rating dos fornecedores e parceiros ou mesmo recomendada a exclusão dos mesmos de participar em um novo processo de compras para renovação da relação existente ou para começar uma relação com a empresa (novos fornecedores e parceiros).
A área de compras fornece a entrada de dados e recebe o resultado final, tendo uma interação ao longo do processo de rating somente para esclarecimentos de dúvidas. Em alguns casos a aprovação do fornecedor/parceiro pode ser condicionada a algumas ações restritivas como por exemplo market share e escopo.
Deste modo, para um fornecedor/parceiro se manter em sua condição na empresa terá que estar cada vez mais adequado às exigências de compliance, e se quiserem entrar na empresa, devem estar prontos para tal.
Hoje discute-se muito uma flexibilização nos requerimentos de compliance para alguns tipos de fornecedores/parceiros, como por exemplo as startups. Minha opinião é que neste caso sim, podem ser flexibilizados os critérios de entrada, mas mantidos os demais critérios durante o fornecimento/parceria, o que exige acompanhamento mais frequente por parte da área de compras e outras áreas, identificando eventuais desvios e solicitando a correção dos mesmos, se aplicável.
Cabe aos fornecedores/parceiros se adaptarem aos novos requerimentos do mercado, mas cabe também às empresas apoiarem os que são menos estruturados para garantirem esta adaptação, gerando um resultado final positivo para as duas partes. A princípio tudo parece ser muito complexo e exigir um investimento alto em estrutura e gestão, mas o valor de uma empresa pode ser destruído por problemas éticos e de corrupção. Ao contrário, empresas que tem Ética no seu DNA e Compliance forte tem mais retorno nos negócios: o Ethisphere Institute afirma que as empresas mais éticas do mundo viram o preço das suas ações estarem 14% acima da média dos concorrentes em 5 anos e 10% em 3 anos. Vale a pena investir em Compliance e fomentar uma cultura de Ética nas organizações!
Por Cláudio Bastos – Maio/2020
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