A gestão de terceiros, ou seja, de profissionais que trabalham para os fornecedores de serviço, é uma anomalia do mercado brasileiro.
Para que uma empresa possa operar no Brasil, ela tem suas obrigações definidas pelas regras instituídas, sendo fiscais, trabalhistas, Compliance, financeiras, entre outras. Em virtude do grande número de obrigações e tributos, muitas empresas, geralmente de pequeno ou médio porte, têm dificuldades em cumprir com todas essas demandas; além do desafio de produzir, vender e entregar.
Sendo assim a terceirização de serviços torna-se uma alternativa que viabiliza muitas atividades. Consequentemente a gestão de terceiros passa a ser essencial dentro do negócio.
Gestão de Terceiros - como fazer de forma eficiente?
Quem contrata um fornecedor, principalmente de serviços, precisa escolher e fiscalizar este fornecedor de forma bem regrada para não ter que enfrentar riscos adicionais, como por exemplo, passivo trabalhista, imagem da empresa e outros imprevistos. Nesse contexto entra a gestão de terceiros e três principais perguntas que contribuem para identificar se tal gestão está em um caminho eficiente. São elas:
- Por que fazer?
- Quais são os pontos mais importantes dessa gestão?
- Como fazer uma análise que identifique se o processo de gestão está evoluindo e sendo eficiente?
Para tornar a gestão de terceiros mais eficiente, devemos pensar nos possíveis riscos que os fornecedores de serviço nos expõem - probabilidade e impacto. E, dedicar mais esforços aos que nos expõe a maior risco.
Desta forma, podemos, por exemplo, padronizar algumas atividades como definição de checklist de documentação por atividade contratada; seja para mobilização - início de operação, ou monitoração - acompanhamento periódico. Com isto podemos ter checklists mais simples para atividades de menor risco e, mais completos, para atividades com potencial de impacto no negócio.
Neste exemplo, investiremos mais em recursos onde realmente importa.
Podemos também implementar um Dashboard com visão dos fornecedores e os níveis de risco e sugestão de ações para que possamos mitigar eventuais ocorrências que podem impactar em nosso negócio.
Situações como deterioração da condição financeira do prestador de serviço, não habilitação de profissionais para execução de serviços de manutenção de instalações elétricas, não atendimento à legislação trabalhista e previdenciária, são alguns tipos de problemas (com potenciais passivos), que poderão ser evitados com uma gestão mais eficiente.
Revisar processos internos de gestão de terceiros, treinar gestores de contratos e fornecedores, ter uma ferramenta ou sistema que apoie esta gestão, ou ainda, contratar uma empresa especialista nesta atividade são algumas iniciativas que devem ser consideradas para evoluir na gestão de terceiros.
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